Microeventos: Un tendencia en Eventos, Congresos y Marketing Promocional
Los microeventos están transformando la forma en que las organizaciones y empresas conectan con su audiencia, ofreciendo experiencias mucho más personalizadas. Este tipo de eventos más íntimos es una tendencia al alza que cada vez está ganando terreno a los eventos masivos en determinados sectores.
En esta guía completa, explicaremos qué son los microeventos, cuáles son sus ventajas, cómo implementarlos tanto en congresos como en tus estrategias de marketing, y las claves para organizar este tipo de eventos más reducidos de forma exitosa.
Índice:
¿Qué son los microeventos?
Los microeventos son reuniones donde el número de asistentes está limitado a entre 20 y 50 invitados. En estos microeventos se prima la calidad y la personalización por encima de la cantidad de asistentes de los macroeventos. Al tener un menor número de invitados, los anfitriones pueden dedicar más tiempo a los invitados y es más fácil establecer relaciones de networking.
Desde talleres de formación específicos, reuniones con socios estratégicos, hasta presentaciones de productos están empleando los microeventos para fomentar una interacción más directa con el público al que van dirigidos.
Los microeventos funcionan de manera muy diferente a los grandes congresos o los eventos de masas. En lugar de tratar de complacer a grandes grupos, en los eventos a menor escala, desde el contenido hasta la decoración va dirigida a satisfacer las necesidades de un grupo específico con un interés más concreto y profundo.
Tipos de microeventos
Aunque la evolución de los micro-eventos está siendo muy rápida y cada vez los encontramos en más sectores, hay una serie de tipo de microeventos más habituales que están funcionando, los repasamos todos.
Talleres y cursos especializados
Dentro del sector de la formación de calidad y orientada a la práctica, los microeventos están demostrando un gran valor. Atrás quedaron las aulas magnas donde la audiencia solo podía escuchar y con suerte recordar algo.
Ahora, con los eventos a pequeña escala, los asistentes tienen una interacción más directa con los ponentes, formadores y formadoras. Esto asegura un entorno mucho más dinámico y efectivo donde las relaciones personales marcan la diferencia.
Presentaciones de productos
No todo es cantidad en las presentaciones de nuevos productos, en muchas ocasiones la exclusividad puede ayudar a que los lanzamientos de productos o marcas creen mucha más expectación.
Un microevento con líderes de opinión del sector, influencer o un grupo específico de clientes potenciales, permite dar a conocer mejor nuestra marca y crear prescriptores de alto valor.
También, si hablamos de eventos B2B, los microeventos de presentación o lanzamiento nos permiten tener una mayor interacción con nuestros potenciales clientes y resolver todas sus dudas de una forma mucho más personalizada.
Reuniones con clientes
Si somos capaces de reunir en un microevento a clientes que se encuentran en situaciones parecidas o se enfrentan a retos similares, estas pequeñas reuniones resultan ser mucho más eficaces que las reuniones individuales o los eventos masivos donde muchos clientes se sienten desorientados.
Este tipo de eventos a pequeña escala son un lugar perfecto para hacer que los clientes se sientan escuchados y compartan experiencias comunes. Más que un evento de agradecimiento general o una reunión de venta, podemos verlos como un microevento de lluvia de ideas que beneficia tanto a la marca como a sus clientes.
Formación de equipos
Muchas empresas organizan eventos de teambuilding masivos en donde suelen reunir a todo su personal. En muchas ocasiones, en estos eventos se pierde el foco y la mayoría de la gente acaba interaccionando solo con las personas con las que tienen más afinidad dentro de la empresa.
Los microeventos son una oportunidad perfecta para solventar estos problemas, y reunir en grupos más pequeños, exclusivamente a aquellas personas que necesitemos que colaboren. Esto ayuda a que las personas se conozcan personalmente, conecten mejor y mejore mucho su rendimiento en el día a día.
Experiencias de marca inmersivas
Conseguir que los asistentes a un evento con muchas personas se conciencien realmente de tu marca puede ser una tarea difícil en muchos sectores.
Gracias a los microeventos podemos conseguir que los asistentes se sumerjan y conecten de forma mucho más intensa con nuestra marca. Los eventos temáticos, las tiendas temporales o pop-ups, así como las activaciones de marca originales dejan una huella imborrable a nuestra audiencia.
Eventos satélite
La organización de eventos exclusivos o más pequeños no está reñida con la participación en eventos o congresos más masivos. Cada vez es más habitual encontrar microeventos especializados en entornos más amplios o masivos, los conocidos como eventos satélites.
Estos eventos satélite están mucho más orientados a dar a conocer conocimientos o servicios mucho más específicos o marca y productos más especializados. Los asistentes a estos eventos reducidos son personas realmente interesadas y cuya presencia aporta un valor añadido tanto a ellos como a los organizadores.
Eventos de networking
Tanto si queremos organizar eventos de networking con líderes y especialistas de un sector, como si en más bien un networking interno entre diferentes profesionales de nuestra empresas, los espacios íntimos y focalizados son mucho más efectivos.
Así, los microeventos tienen un potencial mucho mayor en comparación a los eventos masivos. Aquí, los asistentes pueden conectar de una forma mucho más natural y genuina, compartiendo sus dudas o ideas y estableciendo relaciones duraderas.
Microeventos en el marketing promocional
En un mundo digital cada vez más saturado de publicidad, los microeventos son una bocanada de aire fresco que permite a las marcas conectar con su audiencia de una forma mucho más auténtica.
Lo importante no es solo vender el producto o el servicio, en estos eventos más reducidos podemos interaccionar de una forma mucho más humana para construir relaciones duraderas con nuestros clientes.
Existen muchas acciones de este tipo que las marcas pueden implementar dentro de sus estrategias de marketing promocional:
- Talleres y cursos personalizados: Ofrece formación exclusiva relacionada con tus productos o servicios, o con temas de interés para tus clientes. Esto no solo les aporta valor, sino que también te posiciona como un experto dentro de tu sector.
- Eventos de demostración: Muestra tus productos o servicios de una forma más directa e interactiva, permitiendo a los clientes potenciales conocerlos en persona y de primera mano.
- Eventos «pop-up»: Crea tiendas o espacios temporales en lugares estratégicos para generar expectación y atraer a nuevos clientes de una forma fresca, original y sorprendente.
- Eventos exclusivos: Invita a tus mejores clientes a eventos especiales, como preestrenos de productos, reuniones con personal de la empresa, o acceso a experiencias únicas. Es decir, crea ese sentimiento de exclusividad y conexión personal marca-cliente.
- Crea comunidad: Utiliza los microeventos para crear grupos de discusión, focus groups o clubs de miembros. Estas personas tienen una gran capacidad para, después del evento, compartir con otros usuarios/as las ventajas de tu marca o producto.
Casos de éxito de los microeventos en el marketing
Hemos seleccionado una serie de microeventos realizados por marcas que seguro que te sirven de inspiración para adecuarlos a tus estrategias de marketing promocional.
Sephora y sus microeventos de automaquillaje
La marca de productos de cosmética y maquillaje Sephora organiza pequeños eventos en sus tiendas, donde muestran todo el potencial de sus productos con clases de maquillaje y cuidado.
Es una manera muy práctica de afianzar la relación entre la marca y sus productos con sus consumidoras. Este tipo de microeventos fomenta relaciones mucho más duraderas con tus clientes lo que aumenta mucho el retorno de inversión en marketing.
Apple y su clases para configurar y utilizar sus dispositivos
Los productos de Apple son de muy buena calidad, pero reconozcámoslo, son caros. Cómo conseguir que una persona que ha hecho un gran esfuerzo económico en adquirir tu producto tenga la sensación de que su decisión ha sido correcta.
En el caso de Apple en sus tiendas te ayudan a configurarlos o te enseñan a cómo sacarle mayor partido a todas sus características. A través de estos microeventos en tienda los usuarios tienen una mejor percepción de la marca y valoran más aún su decisión de compra.
Microeventos de negocios locales
No solo las grandes marcas se pueden beneficiar de la organización de microeventos, las marcas más modestas o los negocios locales tienen aquí una herramienta de promoción muy poderosa. En nuestra agencia de azafatas conocemos muy bien como hay acciones promocionales a pequeña escala que son un gran éxito.
Por ejemplo, la tienda de lanas de debajo de mi casa organiza clases de costura. Qué mejor manera que fidelizar a tus clientes que ayudándoles a mejorar y realizar sus proyectos.
Talleres de relajación, catas de vino, clases de manualidades son eventos reducidos perfectos para atraer y conectar con los clientes de tu centro de yoga, restaurante o tienda de artesanía, entre otros muchos ejemplos.
Microeventos en Congresos
Habitualmente los congresos se caracterizan por largas sesiones plenarias, poco interacción de la persona oradora con la audiencia y sesiones muy largas con apenas descansos. Este formato llega a resultar bastante agotador y, en muchas ocasiones, poco estimulante.
Integrando microeventos en paralelo a las sesiones plenarias los organizadores pueden:
- Eliminar la fatiga de congreso: Las sesiones más cortas, enfocadas y especializadas consiguen aumentar la atención.
- Aumenta la personalización del congreso: Los asistentes tienen más opciones de personalizar su experiencia acudiendo a aquellas charlas que se adaptan mejor a sus necesidades e intereses.
- Profundizar en temas específicos: Los microeventos en los congresos dan la oportunidad de crear reuniones más reducidas donde abordar temas de nicho o más especializados.
- Fomentar la interacción: Como ya mencionamos, los espacios más pequeños y un número de personas más reducido fomenta mucho la interacción de la audiencia.
- Aumentar el valor del congreso: Si la programación de un congreso es más variada es más fácil que encontremos una programación a nuestro gusto. Esto aumenta la satisfacción y la posibilidad de que muchos asistentes vuelvan en futuras ediciones.
Casos de éxito para integrar microeventos en la programación de un congreso
La clave siempre está en encontrar un equilibrio entre el programa principal del congreso y los microeventos, ofreciendo una variedad de opciones que se complementen entre sí.
Por ejemplo, casos de éxito comprobado son:
- Sesiones paralelas temáticas: Ofrecer a los asistentes al congreso varias sesiones simultáneas y de corta duración sobre temas específicos. Así, los asistentes pueden elegir entre aquellas que más les interesan.
- Talleres prácticos o «workshops»: Organizar talleres prácticos e interactivos donde los invitados puedan aprender nuevas habilidades, participar en debates o trabajar en proyectos colaborativos.
- Mesas redondas: Crear espacios para la discusión y el intercambio de ideas entre los expertos invitados y los asistentes al congreso, bien de temas de actualidad, controversia o temas fuera de la caja.
- Espacios de coworking y descanso: Habilitar áreas donde los asistentes puedan trabajar, reunirse informalmente o relajarse entre sesiones.
Ventajas de los microeventos
Mejora las expectativas del evento o congreso
Un evento o congreso con una gran sala, gente sentada y una presentación en Power Point ya no es tan enriquecedor. Los microeventos permiten una comunicación bidireccional y donde el apoyo de las imágenes se integra de forma mucho más natural en la conversación.
Tienen un mayor engagement y participación
El formato reducido y un espacio más acogedor fomentan la interacción
entre los asistentes, los ponentes y los organizadores. Es mucho más fácil hacer preguntas, participar en debates y establecer relaciones más personales.
Además, en los microeventos podemos diseñar experiencias más personalizadas y adecuadas a nuestra audiencia. Así, podemos lograr un impacto mayor y que se recuerde el evento durante mucho más tiempo.
Son más accesibles
La cantidad de empresas, organizaciones, marcas, productos y servicios que se pueden beneficiar de los microeventos es mucho mayor. Ya no hace falta organizar un evento multitudinario para hablarle a tu audiencia, ahora puedes seleccionar un público más reducido y hablarles de tú a tú.
Son más flexibles
Al ser eventos con una audiencia limitada podemos tratar temas muy concretos o hablar de productos muy específicos del interés de los asistentes. Es decir, podemos adaptarnos fácilmente a lo que la gente necesita en cada momento.
La tecnología se integra más fácilmente
En el mundo actual de los eventos la tecnología está siempre presente. Un ejemplo muy habitual son las videollamadas o videoconferencias en lo que conocemos como eventos híbridos.
En los microeventos la presencia de expertos por teleconferencia o que haya asistentes que se tengan que asistir en remoto no rompe la dinámica del evento. Es decir, conviven mucho mejor los asistentes presenciales y virtuales sin dificultar la interacción.
Por contra en los macroeventos una intervención de un ponente de forma online queda más fría y las personas conectadas de forma remota no llegan a tener ese sentimiento de pertenencia y participación.
Tienen un menor riesgo económico
Desde un punto de vista práctico los microeventos tienen un coste de planificación, organización y logística promocional mucho más barato que un evento o congreso tradicional.
Esto, no solo nos permite asumir mejor la inversión, sino que podemos realizar cambios de última hora sin que esto tenga un efecto muy costoso.
Es más fácil medir el impacto
Al final siempre que se organiza una acción para una marca u organización, ya sea un evento o un congreso, tenemos que poder medir los resultados. En los eventos masivos es fácil medir la asistencia y considerarlos como un criterio de éxito.
¿Pero qué pasa con el impacto real?
En los microeventos es mucho más fácil medir el impacto real de nuestra acción, conocer más en detalle la opinión de los asistentes y tener una visión más detallada de los aspectos más valorados en nuestra comunicación.
Diferencias entre los microeventos y los eventos tradicionales
| Característica | Microevento | Evento tradicional |
|---|---|---|
| Tamaño | Pequeño, no suelen superar los 50 asistentes | Grande, desde los cientos a los miles o decenas de miles de asistentes |
| Alcance | Muy segmentado y orientado a un público objetivo concreto | Amplio y generalista |
| Formato | Muy variado y flexible. Normalmente presencial pero se adapta muy bien a formatos híbridos | Formato generalmente presencial y normalmente muy estructurado con antelación |
| Interacción | Muy alta, donde se fomenta la participación y la conexión entre los asistentes y la marca | Baja o moderada, que por norma general se reduce a una pequeña sesión de preguntas y respuestas |
| Personalización | Permite una gran personalización para adaptarlo a los objetivos del evento y al público al que va dirigido | Baja, ya que todos los elementos visuales se adaptan para satisfacer a audiencias más generalistas |
| Objetivo | Construir relaciones duraderas, generar engagement, obtener feedback directo y fidelización de las y los consumidores | Difundir información, generar awareness masivo y posicionamiento de marca |
| Coste | De bajo a moderado según el tipo de marca o producto. | Alto, debido a los gastos en planificación, logística y personal |
Preguntas frecuentes
¿Es mejor un gran evento o varios microeventos?
En el tema de los eventos no es mejor ni los macroeventos ni los microeventos, todo depende de los objetivos que queramos alcanzar.
Si queremos dirigirnos a una audiencia muy grande con un único mensaje, los eventos tradicionales son perfectos. Por otro lado, si buscamos un compromiso más profundo de la audiencia con nuestra marca o construir relaciones a largo plazo, los microeventos son la mejor alternativa.
¿Qué hace que un pequeño evento tenga éxito?
Que un evento sea pequeño y muy dirigido no significa que no haya que prestar atención y cuidado a todos los detalles. Aquí os dejamos unos consejos para hacer de vuestro microevento una acción realmente exitosa:
- Define tanto tus objetivos como tu público objetivo
- Selecciona un lugar agradable y acogedor
- Personaliza el lugar según la temática, la marca o el producto
- Optimiza los recurso y los gastos en la organización
- Promociona el microevento para atraer a tu audiencia
- Utiliza herramientas de gestión y medición de resultados
¿Qué riesgos tiene la organización de microeventos?
Al igual que sucede con las grandes acciones promocionales, los pequeños eventos no están exentos de riesgo que debemos saber gestionar
- Satisfacer las expectativas: Cuando una persona decide acudir a un evento más íntimo y reducido espera encontrar algo más exclusivo que lo que encontraría en un evento de masas. Cuida cada detalle para superar las expectativas de los asistentes.
- Contar con personal adecuado: En un microevento el personal del evento interactúa de forma mucho más directa y frecuente con los asistentes que en un evento más grande o multitudinario. Es recomendable contar con el apoyo de una agencia de azafatas para contar con profesionales experimentados en este tipo de actos.
- Gasto presupuestario: Aunque los microeventos son más baratos que un evento tradicional, si analizamos el gasto por asistente aquí la cosa cambia. Los costes fijos en oradores, logística y personalización, al dividirse entre muchos menos asistentes hacen que el coste por persona aumente. Por eso los microeventos tienen que estar muy bien orientados para que el retorno de la inversión sea positivo.