Funciones de las Azafatas de Eventos
Normalmente asociamos a las azafatas con imagen, sin embargo son muchas las funciones que hacen las azafatas dentro de un evento. Desde generar una buena primera impresión, ayudar con el buen desarrollo del evento o participar en labores de asistencia, promoción o venta.
Las azafatas de eventos son profesionales esenciales en cualquier tipo de evento y, en muchas ocasiones, son una parte fundamental del personal que asegura que nuestro evento sea un todo un éxito.
En nuestro blog ya hemos hablado en una ocasión de que se necesita para trabajar de azafata de eventos. Sin embargo, hoy queremos detenernos un poco más en profundidad en ¿cuáles son exactamente las funciones de una azafata de eventos? y por eso en este artículo te lo explicamos todo en detalle.
Índice:
- Las 10 Funciones Principales de una Azafata de Eventos
- Recepción y atención a los asistentes
- Promoción de productos o servicios
- Proporcionar información y material del evento
- Registro y acreditación
- Acompañamiento o recogida de los asistentes
- Apoyo en la logística
- Atención al cliente y los asistentes
- Gestión de incidencias o emergencias
- Animar y dinamizar eventos
- Apoyo en varios idiomas
- Funciones según el tipo de azafata de eventos
- Ventajas de contar con azafatas profesionales en tu evento
- Cómo podemos ayudarte desde New Line
Las 10 Funciones Principales de una Azafata de Eventos
1. Recepción y atención a los asistentes
Crear una primera imagen positiva hacia los asistentes es una de las principales funciones de las azafatas de eventos. Aquí, la amabilidad y la profesionalidad son fundamentales, así como el saber adaptarse a todo tipo de público.
Las azafatas también deben conocer perfectamente las instalaciones y la dinámica del evento para poder responder a cualquier duda de los asistentes. Conocer los horarios, la planificación u orientar a los asistentes dentro del evento, ya sea a sus zonas asignadas como a diferentes salas o zonas de conferencia, exposiciones o de restauración.
Dentro de este punto, también entra dentro de las funciones de las azafatas de eventos ayudar a personas con necesidades especiales como niños, personas mayores o personas que necesitan algún tipo de asistencia específica.
2. Promoción de productos o servicios
Muchos eventos se engloban dentro de las estrategias de marketing promocional de las marcas y es ahí, donde las azafatas de eventos también tienen una función muy importante.
Como profesionales de cara al público, son capaces de fomentar la interacción de los asistentes con la marca, realizar degustaciones de productos, responder a dudas sobre los servicios que se promocionan o cualquier iniciativa necesaria para incentivar la participación y captar clientes potenciales.
3. Proporcionar información y material del evento
También es clave, dentro de las funciones de las azafatas de eventos, facilitar información detallada a los asistentes sobre horarios, actividades, localizaciones o cualquier información relevante.
Esto no es sólo habitual en los congresos, también es importante en ferias, eventos deportivos, eventos empresariales o activaciones de marca.
Además de conocer de forma muy detallada toda la información del evento, en muchas ocasiones las azafatas y azafatos también entregan material promocional o informativo, como folletos, programas, mapas del recinto o detalles de bienvenida.
4. Registro y acreditación
En muchos eventos, fundamentalmente congresos, las azafatas se encargan del proceso de registro ya sea de forma manual o con dispositivos informáticos. Después entregan a los asistentes su acreditación o pase para poder acceder y disfrutar del evento.
También, en ocasiones esta función de las azafatas de eventos va acompañada con el apoyo en el control de acceso. Ya sea para evitar que entren personas no acreditadas como controlando el acceso a zonas de prensa o zonas reservadas.
5. Acompañamiento o recogida de los asistentes
Tanto en grandes eventos como en los microeventos, es necesaria una buena coordinación para que todos los asistentes encuentren de forma rápida y cómoda su ubicación.
Aquí, las azafatas de eventos son claves a la hora de acompañar a los asistentes a su lugar o indicando información importante como la localización de los aseos, el guardarropa, los puntos de información o encontrar a un miembro de la organización.
En otras ocasiones las azafatas deben recoger y acompañar a invitados al evento desde el aeropuerto, estaciones de tren o desde el hotel. Es una función menos habitual, pero muy importante cuando hay ponentes relevantes o invitados VIP.
6. Apoyo en la logística
Las azafatas dentro de un evento también se encargan de la organización y distribución de folletos, material informativo y regalos promocionales o de bienvenida. Además, cuidan cada detalle, asegurándose de que la decoración o señalización estén visibles para todos los asistentes.
Aunque cuando pensamos en logística promocional, solemos estar pensando en el transporte, almacenamiento y montaje del material promocional, la función de las azafatas como apoyo es clave para mantener todos los elementos durante el evento.
7. Atención al cliente y los asistentes
Ser capaces de resolver cualquier duda, queja o necesidad de una forma amable y eficaz es una de las funciones de las azafatas de eventos mejor valoradas.
No hay que olvidar que las azafatas trabajan como la imagen de cara al público de la organización o la marca que promociona los eventos. Por tanto, es clave saber mantener siempre una actitud positiva incluso en situaciones de estrés.
8. Gestión de incidencias o emergencias
Es fundamental que una azafata sea capaz de mantener la calma y transmitir seguridad ante posibles incidencias o emergencias dentro del desarrollo de un evento.
No es habitual, pero en el transcurso de un evento pueden ocurrir accidentes o la necesidad de desalojar una sala de forma segura. Las azafatas profesionales conocen bien los protocolos y saben cómo actuar con rapidez.
También, puede que surjan incidentes con algún asistente. Saber mantener las formas y resolver la incidencia de forma eficaz ayuda mucho a que estos problemas se resuelvan rápido y no vayan a más.
9. Animar y dinamizar eventos
En algunos eventos, las azafatas pueden realizar tareas de animación, como interactuar con el público y realizar juegos o concursos.
Por ejemplo en acciones de street marketing, en eventos como conciertos, festivales o galas, así como en eventos interactivos, las funciones más proactivas de las azafatas de eventos son una parte fundamental para animar a la audiencia.
10. Apoyo en varios idiomas
En eventos internacionales o con invitados de varios países el apoyo de azafatas bilingües o multilingües es clave para poder informar correctamente a los asistentas.
Ya que los eventos donde se habla inglés, además del idioma local, son muy habituales hoy en día, cada vez es más frecuente que se necesiten azafatas de eventos capaces de cumplir con estas funciones.
Funciones según el tipo de azafata de eventos
Como ya hemos visto son muchas las funciones que realizan las azafatas dentro de los eventos. Sin embargo, en la siguiente tabla te resumimos de una forma más visual que funciones desarrollan habitualmente según el tipo de azafata de eventos.
| Tipo de azafata | Función principal |
|---|---|
| Azafatas de congresos | Se encargan principalmente de la recepción y la acreditación, así como de proporcionar información y asistencia a los asistentes a congresos, convenciones y reuniones. Suelen tener experiencia en la gestión de grandes grupos de personas y en normas de protocolo. |
| Azafatas promotoras | En este caso su función principal es la de promocionar un producto o servicio y fomentar la venta directa. La atención al cliente y la comunicación cercana son cualidades importantísimas para este tipo de azafatas. Son azafatas muy versátiles que se adaptan tanto a grandes eventos con a acciones promocionales más pequeñas. |
| Azafatas de ferias | Suelen trabajar en stands de marcas o empresas, atendiendo a los visitantes y proporcionando información sobre los productos o servicios para captar clientes potenciales. Estas azafatas de eventos se caracterizan por tener muy buenas habilidades comerciales y de comunicación, además de un buen conocimiento del producto o servicio que promocionan. |
| Azafatas de imagen | Se caracterizan por su presencia cuidada y acorde con la imagen de la marca. Su función principal es representar la imagen de la marca en el evento. Las solemos encontrar tanto en eventos de alto standing, como galas, presentaciones, entregas de premios o inauguraciones. |
| Azafatas de protocolo | Entre sus funciones principales destacan un alto conocimiento de las normas de protocolo y etiqueta, además de grandes habilidades de comunicación, organización y coordinación. Este tipo de azafatas es habitual en eventos oficiales, como recepciones, actos institucionales o visitas de personalidades. |
Ventajas de contar con azafatas profesionales en tu evento
Dentro de una agencia de azafata nos encargamos de manera muy meticulosa de seleccionar a la azafata más adecuada según las funciones que va a desarrollar en cada tipo de evento. Es por eso que contar con servicios profesional ofrece muchas ventajas en la organización:
- Imagen profesional: Azafatas con una imagen profesional y cuidada que se transmite al evento, la organización y/o la marca.
- Mejora la atención a los asistentes: Las azafatas hacen que los asistentes se sientan bienvenidos, informados y bien atendidos, algo que contribuye a que la experiencia de los asistentes al evento sea más positiva.
- Mejora la eficiencia del personal: Contar con un equipo de azafatas externo libera al personal de la organización para que estos puedan centrar mejor sus esfuerzos en sus tareas.
- Reducen el estrés y la carga de trabajo: Una azafata profesional es capaz de realizar muchas funciones importantes y controlar muchos detalles dentro de un evento, esto libera de carga de trabajo y estrés a otros miembros del staff.
- Promueven el éxito del evento: Las azafatas de eventos contribuyen mucho al éxito general del evento, ya que ayudan a que todo funcione sin problemas y asegurar que los asistentes tengan una experiencia agradable y positiva.
- Son clave en el marketing del evento: Las azafatas de eventos pueden ser una parte integral de la estrategia de marketing del evento. Al interactuar directamente con los asistentes, pueden reforzar los mensajes clave del evento, generar interés en los productos o servicios promocionados y contribuir a la creación de una imagen de marca positiva.
Cómo podemos ayudarte desde New Line
Con una experiencia de más de 25 años en el sector del marketing promocional y outsourcing comercial de personal para eventos, tenemos soluciones personalizadas para cualquier tipo de evento.
Al contratar azafatas de eventos con nosotros, no solo te beneficias de nuestra profesionalidad y experiencia, sino que también inviertes en la imagen de su evento y en la satisfacción de los asistentes. Nuestras azafatas de eventos son una herramienta valiosa para cualquier organizador que busca crear un evento memorable y exitoso.
