Eventos Sostenibles: Han llegado para quedarse
El sector de los eventos y el marketing promocional esta viviendo una transformación imparable hacia la sostenibilidad. Los eventos sostenibles han dejado de ser una etiqueta para convertirse en la realidad a la que las empresas y marcas aspiran si quieren realmente conectar con su audiencia.
Implementar prácticas sostenibles en eventos ya no es solo una cuestión de responsabilidad ambiental. Ahora, implica darle mayor valor a tu marca, fidelizar a tu público y también te permite conseguir una mayor eficiencia organizativa y económica.
Desde la organización de eventos corporativos o congresos, hasta activaciones de marca y eventos promocionales, la sostenibilidad es una de las piezas claves que esta cambiando la forma de hacer las cosas.
Todo sobre los eventos sostenibles:
El Futuro de los Eventos es Verde: ¿Qué significa?
La sostenibilidad en el sector de eventos se define como la minimización del impacto ambiental negativo, a la vez que se consigue aumentar los beneficios sociales y económicos del evento. Como dicen en el mundo anglosajón los eventos sostenibles son un «win-win» tanto para la marca como para la audiencia.
A día de hoy, está aumentando la conciencia sobre el impacto ambiental y social que tienen las reuniones, congresos y actos promocionales. Es por ello, que cada vez son más las personas que tomas decisiones en función de la sostenibilidad que muestran las organizaciones y las marcas.
Reunión de equipo sobre la planificación en el marketing promocional y los eventos sostenibles
Mostrar el lado más comprometido con la ecología de nuestra organización, ya no solo es una cuestión medioambiental. Las marcas que integran la sostenibilidad en su ADN se posicionan mejor en un mercado que valora la autenticidad y el compromiso genuino con la organización de acciones y eventos responsables.
¿Qué Implica Realmente la Sostenibilidad en el Sector de los Eventos?
La sostenibilidad en los eventos siempre va a depender mucho de si estamos ante eventos de masas, eventos más pequeños o si se trata de una acción puntual o una acción simultanea de promoción en PDV.
Hoy en día, lo que se busca es tener un enfoque completo de todos los aspectos de la organización para poder implantar medidas que reduzcan al máximo el impacto ambiental y aumentar los beneficios, tanto sociales como económico.
Disponemos de muchas herramientas que pueden ayudarnos a a hacer que nuestros eventos o acciones promocionales sean mucho más sostenibles:
- Catering sostenible
- Merchandising ecológico
- Reducir el consumo de energía y agua
- Minimizar la generación de residuos
- Sistemas de transporte y logística menos contaminantes
- Utilizar materiales reciclados
Además, ya no hablamos solo del evento en sí mismo, las empresas dedicadas a la planificación, organización y desarrollo también deben involucrarse a la hora de reducir la huella ecológica. A nivel internacional, es la norma ISO 20121 la que marca el estándar para la gestión de la sostenibilidad de eventos.
Beneficios de Integrar la Sostenibilidad en tus Eventos
Sumarse a la organización de eventos o actor sostenibles tiene muchas ventajas que van más allá de la imagen pública. Realmente, podemos decir que, cada vez más, supone una ventaja competitiva en términos de reputación, fidelización y rentabilidad de nuestras acciones comerciales y promocionales.
- Diferenciación y mejora de la imagen de marca: Las marcas, empresas u organizaciones que priorizan la sostenibilidad son percibidas como más innovadoras y responsables. Los eventos sostenibles nos permiten destacar y generar mayor confianza.
- Optimización y ahorro en los costes: Al contrario de lo que mucha gente piensa, la implementación de prácticas más ecológicas y respetuosas nos permite optimizar recursos (energía, agua, materiales), reducir residuos y, por tanto abaratar costes.
- Atracción y fidelización de clientes: Los consumidores, especialmente las nuevas generaciones, se siente cada vez más atraídos por marcas alineadas con valores medioambientales y sociales. Estudios sugieren que 78% de los consumidores está dispuesto a pagar más por productos sostenibles (McKinsey y NielsenIQ) y que el 57% de los compradores cambia de marca según la posición de una empresa frente a la sostenibilidad (Forbes).
- Mayor compromiso de las partes interesadas (stakeholders): Un compromiso real con la sostenibilidad, que se puede ver muy bien en los eventos que organizas, fortalece la confianza de inversores, socios y empleados. Además estos criterios de sostenibilidad son cada vez más relevantes en decisiones de inversión.
- Impulso a la innovación y la creatividad: La búsqueda de soluciones sostenibles para eventos fomenta la necesidad de encontrar soluciones creativas e innovadoras que dan como resultado eventos mucho más originales, únicos y memorables.
- Reducción de riesgos y crisis de reputación: Adoptar prácticas sostenibles reduce la exposición a publicidad negativa, sanciones y/o no satisfacer los intereses de los clientes más conciencia ecológica.
El Rol Fundamental del Personal: Azafatas y Promotoras de la Sostenibilidad
En cualquier estrategia y plan de acción para hacer nuestros eventos y acciones promocionales más sostenibles, no puede faltar la implicación del personal, como las azafatas de eventos o promotoras.
Mira todos los aspectos en los que el personal ayuda a fomentar la sostenibilidad de tu marca, empresa u organización:
- Son embajadoras de la sostenibilidad: Son la cara visible y están alineadas con los valores de tu. marca y los principios de sostenibilidad que quieres transmitir a tu audiencia.
- Tiene abilidades en la comunicación efectiva: Tienen grandes dotes y experiencia de cara al público, lo que permite que con actitud positiva tu mensaje llegue más fácilmente a tu audiencia.
- Generan un mayor impacto : Un equipo comprometido no solo refuerza el mensaje de sostenibilidad, sino que también mejora la experiencia de los asistentes o potenciales clientes.
Tendencias 2025 en Sostenibilidad para Eventos Corporativos, Promocionales y Congresos
El panorama de los eventos sostenibles está en continua evolución y cada vez son más las posibilidades que tenemos para implementar y transmitir ese compromiso. Aquí te mostramos las principales tendencias de este 2025:
- La sostenibilidad en el ADN : Más allá de los pequeños gestos, los eventos con mayor impacto en la audiencia serán aquellos que muestren un compromiso real y sostenido en el tiempo con reducir el impacto medio ambiental.
- Auge del "talento verde": Cada vez se va a imponer más la demanda de profesionales, proveedores y agencecias de organización de enventos especializados en la sostenibilidad.
- Implementación de la IA orientada a la sostenibilidad: Más allá del cliché de la IA que encontramos por todas partes, las nuevas tecnologías ayudan a optimizar y planificar eventos y acciones promocionales muchos más sostenibles y nos permiten analizar mucho mejor los datos.
- Consolidación de Inversión en sostenibilidad: El impacto positivo que estan demostrando los eventos sostenibles esta haciendo que cada vez más marcas, empresas y organizaciones aumente su inversión en la organización de este tipo de eventos o acciones promocionales.
- Sostenibilidad 360: Las sotenibilidad en los eventos se traslada no solo al acto en sí, ahora abarca toda la cadena de valor. Desdes empresas los espacios o la logística, hasta el personal y los proveedores.
- Merchandising sostenible y elementos de promoción funcionales: La audiencia cada vez va a valorar más que todos los productos de merchandising y los regalos promocionales esten alineados con ese espiritu de sostenibilidad y funcionalidad. Se acabaron los regalos vistosos pero inútiles o poco duraderos.
- Eventos con un propósito social e impacto positivo: Aquellos eventos con mayor atractivo para su público o potenciales clientes serán los que demuetren su potencial para tener un impacto positivo en la sociedad y su entorno.
Hoja de Ruta para Organizar Eventos Sostenibles
Organizar un evento sostenible exitoso requiere una planificación meticulosa y la integración de criterios de sostenibilidad en cada etapa. En esta guía os detallamos los puntos y pasos clave para transformar cualquier evento corporativo, promocional o congreso en una acto más responsable.
1. Diseño y Planificación: La sotenibilidad desde el comienzo
Además de los objetivos comerciales o promocionales del eventos, la sostenibilidad también debe situarse como uno de los pilares centrales en el diseño y la planificación del eventos.
- Sostenibilidad first: Integra las prácticas sostenibles desde los primeros pasos del diseño del evento. Si se intenta aplicar en las últimas etapas normalmente pierden mucha efectividad e impacto.
- Establece objetivos claros: Debemos definir metas que podamos medir, como la reducción de la huella de carbono, que porcentaje de residuos podemos reciclar, o cuantos de nuestros proveedores son locales y sostenibles.
- Optimiza los recursos necesarios: Hay que planificar bien la duración del evento y la localización para no sobredimensionar los espacios y facilitar el transporte de los asistentes.
2. Selección de Proveedores y Espacios: Todo más natural
- Espacios eficientes energéticamente: Los espacios para eventos tradicionales solían ser lugares cerrados y con elevados costes en climatización. Piensa en alquilar en espacio más eficiente que utilice la luz y la ventilación natural.
- Proveedores sostenibles: Colaborar con empresas que aporten valores de sostenibilidad a sus servicios de catering, audiovisual, logística o montaje.
- Servicios 360: Valora si puedes contratar con el mismo proveedor otros servicios que necesitas. Esto reduce mucho el impacto en planificación, organización y transporte, que suele ser bastante contaminante. Por ejemplo, si necesitas personal para tu eventos, puedes contar con una agencia de azafatas que también se encargue de la logística o el marketing promocional.
Ejemplos de materiales de promoción y para eventos hechos con materiales sostenibles
3. Merchandising y Marketing Promocional: todo más responsable
Los regalos o el material promocional y de marketing deben estar alineados con la sostenibilidad del evento o la acción promocional. Así, el merchandising ecológico para eventos debe ser:
- Reutilizable o biodegradable: Para eliminar la generación de residuos.
- Fabricado con materiales reciclados o de origen sostenible: Evitar el uso de plásticos no reciclabes.
- Producido de forma responsable: No sobre dimensionar la producción.
- Útil y alineado con los valores de la marca: Por ejemplos botellas reutilizables, bolsas de tela, cuardernos/libretas de papel reciclado, productos de bambú, o "merchandising con semillas" (lápices/tarjetas plantables).
Tabla: Ideas para productos de merchandising sostenible para eventos
| Producto | Material Sostenible Principal | Beneficio Clave para el Asistente/Marca | Ideal para (Tipo de Evento) |
|---|---|---|---|
| Botellas reutilizables | Alumnio, acero o bambú | Reduce plástico, es de uso diario y da alta visibilidad a la marca | Congresos, eventos corporativos y ferias |
| Bolsas de tela (tote bag) | Algodón orgánico, rPET o yute | Reutilizable, con una amplia área para el branding y práctica para las compras | Ferias, acciones promocionales y congresos |
| Libretas ecológicas | Papel reciclado | Útil para tomar notas y con áreasen las tapas para mensajes de marca | Talleres, seminarios y eventos |
| Lápices o tarjetas con semillas | Madera con semillas, papel con semillas | Interactivo y crea una conexión muy directa con la naturaleza | Eventos de marketing, regalos infantiles y ferias ecológicas |
| USB de bambú | Bambú | Combina tecnología y sostenibilidad, percepción de calidad, innovación y ecología | Eventos corporativos, ferias tecnológicas |
| Kits de cultivo | Macetas biodegradables con semillas | Experiencia participativa que fomenta la interacción con la naturaleza | Eventos de team building y responsabilidad corporativa |
| Posavasos o llaveros de corcho | Corcho | Material 100% reciclable y biodegradable, ligero, natural | Eventos informales, Regalos de bienvenida, Ferias |
| Cargadores solares | Componentes reciclados y bambú | Producto útil que promueve energías renovables | Eventos tecnológicos, ferias de viajes y regalos promocionales |
stand de madera para un promoción de Sabadell en una feria
4. Stands y packaging: Materiales orgánicos
La cartelería, los stands o puestos de ferias y puntos de venta, así como el packaging de los elementos promocionales pueden hacerse más respetuosos utilizando materiales orgánicos. Esto, además de dar valor a la marca, hace que los asistenten perciban esos regalos con un plus de calidad.
- Madera con más de una vida: Los stands de madera llaman mucho la atención de los asistentes y permiten darle más de una vida o uso.
- El cartón y la madera son el nuevo plastico : Bolsas, cajas, evases, basos, cubertería, etc. Todo puede ser más natural y respetuoso en tu evento.
- Tintas sostenibles: Actualmente ya podemos imprimir o estampar en prácticamente cualquier color y acabado utilizando tintas mucho más respetuosas con el medio hambiente. .
5. Transporte y Movilidad: Reduce emisiones
El transporte, no solo de la logistica y materiales del eventos, sino también de los asistentes, es un de los principales responsables huella de carbono que genera u evento.
- Facilita la accesibilidad: Intenta usar sedes o locales para los eventos a los que sea fácil llegar en transporte público o andando.
- Fomenta alternativas de movilidad: Además del transporte público, podemos animar a reducir las emisiones en el transporte fomentando el uso de bicicletas, vehículos eléctricos y coche compartido.
- Optimiza los desplazamiento de larga distancia: Siempre que se pueda anima a los asistentes al evento a desplazarse en tren en lugar del avión. Si el uso del avión es necesario considera los programas de compensación de CO2.
Catering ecologógico con productos sostenibles
6. Catering Sostenible: Más producto local y de temporada
La alimentación también tiene un gran impacto en la sostenibilidad de un evento. Un catering sostenible ayuda mucho a mejor tu compromiso y generar una gran impacto en los asistentes.
- Utiliza producto local y de temporada: Priorizar alimentos de kilómetro cero y de temporada para minimizar el transporte y la huella de carbono.
- Reduce el desperdicio de comida: Intenta ajustar las cantidades y ofrecer porciones adecuadas para evitar que se desperdicien alimentos.
- Usa servicios reutilizables o biodegradables: Evita usar vajilla, cuberteria o servillestas que sean de un solo uso o que no se puedan reciclar tras el evento.
7. Redimensiona tu evento: A veces menos es más
En otro artículo ya hablamos de las ventajas de los microeventos y de como se pueden utilizar para crear un ambiente más cercano y de valor para la udiencia. Pues bien, eventos más pequeños y bien dimensionados en lugar de uno más grande ayudan mucho a reducir el impacto de tus acciones de marketing y promoción.
- Varios más queños y cercanos: Hacer eventos más locales nos permite elegir mejor la localización, ofrecer una mayor comodidad y reducen mucho la huella de carbono del transporte, tanto de los asistentes como de los ponentes y empleados.
- Optimización de itinerarios: En eventos o acciones promocionales que van cambiando de localidad, se puede optimizar los puntos para reducir el impacto de los translados y aumentar la sostenibilidad.
- Eventos más locales: Adem´ás de mejorar la huella de carbono, con acciones más locales podemos centrarnos en las necesidades e inquietudes de nuestra audiencia, personalizando más los mensajes.
8. Digitalización: Tecnologías para Reducir la Huella Ecológica
La tecnología nos permite sustituir mucho de los materiales impresos que se utilizan en los eventos por alternativas digitales que consumen muchos menos recursos.
- Apps y Herramientas Digitales: Entradas electrónicas, encuestas online y apps para eventos nos ayudan a reducir el numero de folletos y programas impresos.
- Promociones digital: Cuando sea posible podemos sustituir los flyers, las ofertas y los descuentos alternativas en formato digital.
- Códigos QR: Actualemnte tienen infinidad de usos. Desde utilizarlos para el registro como para el acceso a la información del eventos o a las promociones activas. La idea es intentar hacer un evento o acción promocional paperless.
9. Gestión Eficaz de Residuos: Buscando el objetivo de "cero desperdicio"
Cada eventos o accion promocional es diferente, sien embargo si queremos mejores la sostenibilidad debemos pensar siempre en la regla de las "3Rs": Reducir, Reutilizar y Reciclar.
- Minimiza la generaciónde residuos: Siempre vamos a intentar sustituir los productos de un solo uso por aquellos que pueden ser reutilizados.
- Papeleras y basuras bien identificados: Identifica bien los contenedores según el tipo de residuo que hay que tirar en el. Esto ayuda mucho a un reciclage más eficaz. contenedores claramente identificados para reciclaje y compostaje.
- Transparencia en la trazabilidad: Confia en sistema de recogida de residuos que aseguran un tratamiento sostenible. Por ejemplo en el caso del textil, la gente ya esta cansada de usar contenedores que acaban en tirados al otro lado del mundo.
La accesibilidad es una asignatura pendiente en muchos eventos y congresos
10. Inclusión y Accesibilidad: La contribución social es sostenibilidad y futuro
La sostenibilidad de los eventos, congresos o acciones de marketing promocional también tienen un componente social importante relaccionado con la accesibilidad en inclusión. Un aspecto de compromiso que cada vez aporta mayor valor a las marcas y las empresas.
- Accesibilildad para todos: Cuenta siempre con locales o espacios que tengas rampas de acceso, ascensores, baños adaptados.
- Diversidad e igualdad: Promueva entornos donde la igualdad de oportunidades este presente tanto en el personal, como en las y los invitados y asistentes.
- Impacta localmente y no solo globalmente: Planifica tis eventos y acciones promocionales para que tengan un impacto positivo en las personas y lugars donde se desarrollan.
Bonus: Mide y comunica el impacto real
Si queremos que realmente nuestros eventos avancen hacia un modelo más sostenible, debemos poder medir el impacto real de nuestras acciones para poder optimizar y mejorar. No hay que ser perfectos desde la primera acción, pero tampococo conformorse con un pequeño cambio y, sobre todo, evitar el greenwashing.
- Establece metricas medibles: Consumo de energía, consumo de agua, residuos generados, ... Todo eso te puede dar una idea de como estas mejorando la sostenibilidad y el impacto de tus acciones de marketing promocional.
- Informes de Sostenibilidad: Auquí puedes detallar los objetivos, las acciones llevadas a cabo y los logros obtenidos para mejorar la sostenibilidad del evento.
- Comunica con transparencia: Informa de manera clara y transparente de tus resultados tanto a tu audiencia y tus potenciales clientes, como a empleados, empleadas y socios estratégicos..
Los Desafíos en los Eventos Sostenibles y como Superarlos
En muchas ocasiones las dinámicas ya establecidas dentro de una organización o la falta de información acerca de alternativas, hace que a las marcas les cueste dar el salto a los eventos y las acciones promocionales sostenibles.
En este apartado vamos a repasar los desafíos más comunes y como podemos superarlos para avanzar hacia un impacto cada vez más positivo.
- Cumplimiento de las normativa y gestión de datos complejos:
- Desafío: Gestionar datos ESG y regulaciones cambiantes.
- Solución: Consultores especializados y actualizados, además del uso de softwares de gestión.
- Cambio de mentalidad en la cultura de la organización:
- Desafío: Alinear la cultura de la marca y de los proveedores con la sostenibilidad.
- Solución: Liderazgo comprometido y una comunicación clara de beneficios sociales y económicos.
- Costes Percibidos vs. Costes Reales :
- Desafío: Romper con la percepción de que lo sostenible es más caro.
- Solución: Análisis coste-beneficio a corto, medio y largo plazo, así como buscar proveedores competitivos.
- Medir el impacto efectivo de los cambios:
- Desafío: Dificultad para medir y seguir correctamente el impacto.
- Solución: Empezar con métricas clave y más fáciles de medir, antes de introducir una gran complejidad en las métricas.
Casos de Éxito de Eventos Sostenibles que sirven para inspirarnos
Debajo te dejamos algunos ejemplo que pueden servirte de inspiración. Desde acciones orientadas a reducir el impacto ambiental de los eventos o congresos, hasta acciones promocionales para alinear tu marca con la preservación de la naturaleza.
Lacoste: Una marca al rescate de la biodiversidad
Si algo nos permite identificar a la mayoría de marcas de ropa es ver su logotipo en sus prendas. ¿A quien se le iba a ocurrir quitarlo de su prenda más icónica para apoyar a los animales en peligro de extinción? Aquí entra la genialidad creativa de Lacoste para apoyar a la Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza
En una edición limitada, y que solo podía comprarse en algunas tiendas y puntos de venta de la marca, Lacoste sustituyó su emblemático cocodrilo de los polos por animales de especies amenazadas.
El stock de cada una de las versiones de los p0los, con cada una de las especies bordadas, se limito al número de especímenes que se estima que aún sobreviven.
Se trata de una acción promocional que no solo nos conecta con la naturaleza y concienciación sobre mantener la biodiversidad. Además, aporta una gran valor a la marca, poniendo en valor su compromiso con la sociedad y la sostenibilidad.
WWF: Ahorra Papel, Salva el Planeta
Una acción promocional y de concienciación sobre el medio ambiente que es tan sencilla como brillante. Un ejemplo más de como podemos implementar la sostenibilidad en nuestro día a día sin grandes artificios y apoyándonos mucho en la creatividad.
Campaña de concienciación para ahorrar papel de WWF
En este caso, la organización WWF quería llamar la atención de como el uso desmedido del papel para secarnos las manos estaba contribuyendo a la deforestación. Con la ayuda dispensadores de papel con la silueta de Sudamérica vemos que por cada papel que utilizamos se reduce la masa forestal.
Una acción visualmente brillante
Florette y El huerto del Edén
La conocida marca de ensaladas Florette, realizo un evento promocional en donde podíamos experimentar de primera mano todo el proceso de producción de la marca.
El Huerto del Edén de Florette
Una manera perfecta de acercarnos a sus productos en donde se mezclaban los colores, los olores y los sabores con sus compromiso de producción natural y sostenible. La alimentación saludable unida a la producción respetuosa aumentaron mucho el valor de la marca a ojos de los consumidores.
IMEX Frankfurt y su compromiso con las Cero Emisiones
La IMEX es la principal feria internacional dentro del sector de los eventos y congresos. Se celebra todos los años en la ciudad alemana Frankfurt y es un lugar perfecto para establecer contacto entre organizadores de eventos, proveedores de servicios y profesionales del sector de todo el mundo.
Hacia las cero emisiones en la feria IMEX de Frankfurt
El objetivo de la organización es llegar a las cero emisiones para el año 2030, y ya en su edición del año pasado consiguieron cifras impresionantes a la hora de reducir el impacto ambiental:
- Energía: Reducción del 12 % en el consumo energético de los expositores en comparación con el evento de 2023.
- Residuos: Se logró que el 87% del total de los residuos llegasen a puntos de reciclaje.
- Catering: El 100% de los puntos de venta de comida utilizaron vajillas reutilizables.
Patagonia: No compres esta chaqueta
Se suele decir que quien no arriesga no gana, pero si además de arriesgar lo haces con total naturalidad y alineado con tus valores de marca, el éxito está casi asegurado. Así es como actuó la marca Patagonia lanzando una acción promocional en plena campaña de Black Friday en donde nos animaba a no comprar sus productos.
Cualquiera podría pensar que desincentivar a tus clientes en unas de las fechas con mayores compras del año es una autentica locura. Sin embargo, la campaña no solo nos recordaba la necesidad de un consumo más responsable, reforzaba el compromiso de la marca con la naturaleza y la sostenibilidad.
Anuncio Don’t Buy This Jacket – No compres esta chaqueta
Un acción promocional que permitió a la marca tener un impacto muchísimo más alto que si hubieses hecho el típico descuento. Una campaña de marketing que viralizo, que consolido a la marca como ejemplo de sostenibilidad y que es un ejemplo que se sigue estudiando a día de hoy.
Ese día, seguramente, toda persona que tenia una de esas chaquetas de Patagonia se sintió mucho más cerca de la marca.
Imprescindible apostar por los eventos sostenibles
Más allá de una tendencia, hacer que tus eventos, congresos y acciones promocionales sean cada vez más sostenibles, se está convirtiendo en una prioridad.
Además de un acto de responsabilidad social corporativa, es una demanda cada vez mayor dentro de tu audiencia, clientes y socios.
- Utiliza las herramientas que más se alineen con tu marca
- Planifica y cuenta con aliados estratégicos
- Analiza, mide y mejora
- No te quedes atrás y aporta valor a tu marca